Recibes una factura por correo y encuentras dos archivos: uno termina en .pdf y el otro en .xml.
Abres el PDF, revisas el importe y lo guardas. Pero ¿para qué sirve el otro archivo? ¿También lo necesitas?
Aunque ambos se relacionan con la misma operación, cumplen funciones diferentes. Entenderlas te ayudará a organizar mejor tus comprobantes y compartir la información correcta con tu contador.
¿Qué es el XML de una factura?
El XML es el archivo electrónico que contiene la información estructurada del Comprobante Fiscal Digital por Internet, conocido como CFDI.
En él se registran datos como el emisor, el receptor, los conceptos facturados, los importes y los impuestos. En una factura timbrada también se incorpora la información de certificación.
El XML es el comprobante fiscal electrónico. Por eso, el emisor debe ponerlo a disposición del receptor; contar únicamente con una representación impresa no sustituye su entrega.
No necesitas interpretar su código para utilizarlo. Los sistemas de facturación y contabilidad pueden leer su estructura para procesar la información.
¿Qué es el PDF de una factura?
El PDF es la representación impresa de la factura electrónica: una versión diseñada para que puedas leer sus datos fácilmente.
Permite consultar conceptos, importes y datos fiscales sin abrir el contenido técnico del XML. También puede incluir elementos visuales, como el logotipo del negocio.
El SAT distingue entre el archivo XML de la factura y su representación impresa en PDF. Son dos formatos con propósitos distintos.
¿Cuál debes guardar?
Como práctica de organización, conserva ambos archivos:
- XML: para el procesamiento de la información fiscal y contable.
- PDF: para consultar y revisar visualmente la operación.
Si compartes tus facturas con un contador, procura enviar ambos. Así tendrá el comprobante electrónico y una versión fácil de consultar.
¿Convertir el PDF a XML crea una factura válida?
No. Cambiar la extensión de un archivo o utilizar un convertidor no genera un CFDI timbrado.
El comprobante debe emitirse mediante el proceso correspondiente de generación y certificación. Si solo recibiste el PDF, solicita al emisor el XML de esa misma factura.
Tampoco edites el PDF para corregir datos de una factura emitida: modificar su apariencia no cambia la información del comprobante electrónico.
Cómo organizar tus archivos
Una estructura sencilla puede facilitar el trabajo administrativo:
- Crea carpetas por año y mes.
- Separa las facturas emitidas de las recibidas.
- Conserva juntos el XML y el PDF de cada operación.
- Utiliza nombres que permitan identificar al proveedor o la referencia.
- Mantén un respaldo y evita depender únicamente de tu correo.
Evita perder una parte de tu factura
La próxima vez que recibas un comprobante, revisa que tengas ambos archivos. El PDF te ayuda a leerlo; el XML contiene la información electrónica que necesitas conservar para su gestión fiscal y contable.
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